Política de Privacidad Para Empleados del Sitio de Trabajo

Alcance de esta Política

G&A Partners y/o cualquier entidad afiliada (la “Compañía”, “nuestro” o “nosotros”) ha desarrollado esta Política de Privacidad por respeto a la privacidad de nuestros empleados del sitio de trabajo de nuestros consumidores y sus familiares, dependientes y beneficiarios. Su empleador (“Empleador del Sitio de Trabajo”) ha celebrado un acuerdo con la Compañía en virtud del cual le proporcionamos servicios de Organización Profesional de Empleadores (Professional Employer Organization o “PEO” por sus siglas en inglés). Los servicios de PEO proporcionados por la Compañía suelen incluir el procesamiento de nómina, la cobertura de compensación a trabajadores y otros servicios y/o beneficios que puede seleccionar su Empleador del Sitio de Trabajo. Como empleado del sitio de trabajo, usted sigue siendo empleado del Empleador del Sitio de Trabajo. La Compañía no es un empleador conjunto con su Empleador del Sitio de Trabajo, y esta Política de Privacidad no crea ni puede ser interpretada como la creación de una relación de empleo entre usted y la Compañía.

Esta Política describe la Información Personal que recopilamos, tanto en línea como fuera de línea, para qué fines la utilizamos y divulgamos, durante cuánto tiempo la conservamos y si la vendemos o compartimos con fines de publicidad conductual de contexto cruzado (por cierto, no lo hacemos). Recopilaremos cierta información sobre usted, incluida información sobre sus familiares, dependientes y beneficiarios, para diversos fines, tal y como se detalla en esta Política de Privacidad, durante el transcurso de la prestación de servicios por parte de la Compañía a su Empleador del Sitio de Trabajo.

Esta Política de Privacidad se aplica solo a la información recopilada, utilizada o divulgada por la Compañía en el curso de la prestación de servicios a su empleador. No se aplica a otros contextos, como si visita nuestro sitio web de cara al público o participa en transacciones con la Compañía en otras capacidades (como cliente o consumidor); las interacciones fuera de la Compañía que proporcionen servicios a su Empleador del Sitio de Trabajo están sujetas a la política de privacidad de nuestro sitio web.

En los últimos 12 meses, hemos recopilado las siguientes categorías de Información Personal de usted o sobre los empleados del sitio de trabajo y sus familiares, dependientes y beneficiarios. Para cada categoría de información, identificamos a continuación las categorías de terceros, proveedores de servicios y contratistas a los que hemos divulgado la información en los últimos 12 meses. Los ejemplos proporcionados para cada categoría no pretenden ser una lista exhaustiva ni una indicación de toda la información específica que recopilamos de usted o sobre usted en cada categoría, sino que los ejemplos son para proporcionarle una comprensión significativa de los tipos de información que se pueden recopilar dentro de cada categoría.

De las categorías anteriores de Información Personal, las siguientes son categorías de Información Personal Sensible que planeamos recopilar de o sobre los empleados del sitio de trabajo:

1. Identificadores Personales (número de seguro social, número de licencia de conducir o tarjeta de identificación estatal, número de pasaporte)
2. Información de la Cuenta (su inicio de sesión en la cuenta de la Compañía, en combinación con cualquier código de seguridad o acceso requerido, contraseña o credenciales que permitan el acceso a la cuenta).
3. Clasificaciones Protegidas (origen racial o étnico, estado de ciudadanía o inmigración, creencias religiosas o filosóficas, afiliación a una unión u orientación sexual)
4. Información Biométrica (utilizada con el fin de identificarle de forma exclusiva)
5. Información Médica y de Salud
6. Datos de Geolocalización (dirección IP y/o localización GPS, latitud y longitud)
7. Datos de un Menor Conocido (menor de 16 años)

La Información Personal no incluye:

• Información públicamente disponible de registros gubernamentales.
• Información que una empresa tenga una base razonable para creer que el empleado del sitio de trabajo ha puesto legalmente a disposición del público en general o de medios de comunicación de amplia difusión.
• La información puesta a disposición por una persona a la que el empleado del sitio de trabajo haya divulgado la información si el empleado del sitio de trabajo no ha restringido la información a un público específico.
• Información no identificada o agregada.

Podemos recopilar su Información Personal de las siguientes fuentes:

• Usted, el empleado del sitio de trabajo, cuando envíe voluntariamente información
• Sistemas, redes, aplicaciones de software y bases de datos de la Compañía en los que se conecte o que utilice en el desempeño de su trabajo, incluidos proveedores contratados por la Compañía para gestionar o alojar dichos sistemas, redes, aplicaciones o bases de datos
• Agencias gubernamentales
• Compañías de seguros, administradores y corredores
• Agencias de reportes de crédito y del consumidor
• Proveedores y distribuidores de pruebas físicas y de detección de drogas
• Proveedores de apoyo de Recursos Humanos, incluidos los administradores de beneficios, compensación a trabajadores, reclamaciones por desempleo, nóminas, registro de tiempo, gestión de gastos y plataformas de capacitación
• Reclutadores
• Referencias personales y antiguos Empleadores de Sitio de Trabajo
• Otros empleados, contratistas, proveedores, distribuidores y consumidores del sitio de trabajo, en función de sus interacciones con ellos
• Su empleador en el sitio de trabajo y otros empleados del sitio de trabajo
• Entidades afiliadas (subsidiarias, compañías hermanas o compañía matriz)

Podemos divulgar, su Información Personal a las siguientes categorías de proveedores de servicios o contratistas:

• Instituciones financieras
• Agencias gubernamentales
• Administradores y proveedores de beneficios, incluidos administradores de terceros, administradores de 401K, administradores de compensación a trabajadores y desempleo y proveedores de bienestar
• Compañías, administradores y corredores de seguros
• Sistemas de seguimiento de empleados y de gestión del talento
• Procesadores de nóminas, proveedores de registro de tiempo y proveedores que proporcionen servicios para efectos de nuestro sistema de información de recursos humanos (Human Resources Information System o “HRIS” por sus siglas en inglés)
• Empresas de consultoría e investigación, incluidos consultores de recursos humanos, consultores de seguridad e investigadores del lugar de trabajo
• Proveedores/vendedores de comunicaciones
• Proveedores/vendedores de comunicaciones (como los que gestionan mensajes de texto SMS o correos electrónicos)
• Su Empleador del Sitio de Trabajo
• Proveedores y consultores de TI, ciberseguridad y privacidad
• Entidades afiliadas (subsidiarias, compañías hermanas o compañía matriz)

Planeamos recopilar y divulgar su Información Personal para cualquiera de los siguientes fines comerciales:

1. Cumplir o satisfacer el propósito para el que usted proporcionó la información. Por ejemplo, si comparte su nombre e información de contacto para convertirse en un empleado del sitio de trabajo, utilizaremos esa Información Personal en relación con su empleo con su Empleador del Sitio de Trabajo o su relación con nosotros.
2. Ayudar al consumidor de la Compañía (el Empleador del Sitio de Trabajo) a cumplir con las leyes y reglamentos locales, estatales y federales, que requieren el mantenimiento de ciertos registros (tales como registros de cumplimiento de inmigración, registros de viajes, archivos de personal, registros de salarios y horas, registros de nóminas, registros de accidentes o de seguridad y registros de impuestos).
3. Cumplir las leyes y reglamentos locales, estatales y federales que se apliquen a la Compañía.
4. Gestionar y procesar las nóminas.
5. Validar la identidad de un empleado del sitio de trabajo para efectos de nómina y registro de tiempo.
6. Mantener las pólizas de seguros comerciales y coberturas, incluido para la compensación a trabajadores y otros seguros de responsabilidad civil.
7. Gestionar las reclamaciones de compensación a trabajadores.
8. Administrar, gestionar y mantener los beneficios del seguro médico grupal, los planes 401K y/o de jubilación y otros beneficios y beneficios adicionales de la Compañía.
9. Proporcionar servicios de consultoría sobre las mejores prácticas de Recursos Humanos al consumidor de la Compañía (el Empleador del Sitio de Trabajo), incluidos los siguientes temas:
   a. La gerencia de los empleados del sitio de trabajo por parte del Empleador del Sitio de Trabajo.
   b. Investigaciones en el lugar de trabajo (como investigaciones de accidentes o lesiones en el lugar de trabajo, acoso u otras conductas indebidas).
   c. Evaluación del Empleador del Sitio de Trabajo de los solicitantes de empleo y a los candidatos a empleo o ascensos.
   d. Información reunida a través de los antecedentes de los solicitantes de empleo y de los empleados del sitio de trabajo y para verificar las referencias de empleo del sitio de trabajo.
   e. Decisiones del Empleador del Sitio de Trabajo relativas al empleo de un empleado del sitio de trabajo, incluidas las decisiones de contratación, terminación, promoción, descenso, transferencia, suspensión o medidas disciplinarias.
10. Comunicar a los empleados del sitio de trabajo los asuntos administrativos relacionados con el empleo, como los próximos plazos de inscripción a los beneficios, las medidas a tomar, la disponibilidad de los W2 y otras alertas y notificaciones.
11. Implementar, supervisar y gestionar medidas de seguridad electrónicas en las redes, aplicaciones de software o sistemas de la Compañía, incluidos la gestión y la seguridad de cualquier portal en línea, así como en los dispositivos de los empleados del sitio de trabajo que se utilicen para acceder a las redes, aplicaciones de software o sistemas de la Compañía.
12. Participar en transacciones corporativas que requieran la revisión o divulgación de registros de empleados del sitio de trabajo sujetos a acuerdos de confidencialidad, como para evaluar posibles fusiones y adquisiciones de la Compañía.
13. Ayudar en las comunicaciones con la familia u otros contactos de un empleado del sitio de trabajo en caso de emergencia u otra circunstancia necesaria.
14. Ayudar al consumidor de la Compañía (el Empleador del Sitio de Trabajo) a promover y fomentar la diversidad, la equidad y la inclusión en el lugar de trabajo.
15. Propósitos de enfermedades infecciosas (pandemia, brote, emergencia de salud pública, etc.)
16. Evaluar, valorar y gestionar la relación comercial de la Compañía con los proveedores, prestadores de servicios y contratistas que proporcionen servicios a la Compañía.
17. Desarrollar y mejorar nuestros productos y servicios basándonos en sus aportaciones y en la actividad en el lugar de trabajo, incluido el desarrollo, las pruebas y la formación de nuestro propio software personalizado.
18. Mejorar la experiencia del usuario en las computadoras, redes, aplicaciones de software o sistemas de la Compañía, y para depurar, identificar y reparar errores que perjudiquen la funcionalidad prevista existente de nuestros sistemas.
19. Detectar incidentes de seguridad que impliquen el acceso y/o la divulgación potencialmente no autorizados de Información Personal u otra información confidencial, incluida la información sujeta a derechos de propiedad o secretos comerciales y la información de terceros que la Compañía haya recibido bajo condiciones de confidencialidad o sujeta a derechos de privacidad.
20. Proteger contra actividades maliciosas o ilegales y perseguir a los responsables.
21. Prevenir el robo de identidad.
22. Verificar y responder a las solicitudes de los consumidores en virtud de las leyes de privacidad del consumidor aplicables.
23. Llevar a cabo evaluaciones de riesgo en virtud de las leyes de privacidad del consumidor aplicables.
24. Realizar auditorías de ciberseguridad en virtud de la legislación aplicable en materia de privacidad de los consumidores.

NO vendemos ni venderemos su Información Personal a cambio de una contraprestación monetaria u otra contraprestación de valor. No compartimos su Información Personal para publicidad conductual de contexto cruzado.

NO utilizamos ni divulgaremos su Información Personal Sensible para fines que den lugar a un derecho a limitar el uso y divulgación de su Información Personal Sensible en virtud de la CCPA.

Conservaremos cada categoría de Información Personal durante el tiempo que sigamos teniendo una necesidad legal o comercial de conservarla coherente con los fines para los que se recopiló la información o el contexto de empleo. Su Información Personal puede almacenarse o conservarse en una variedad de registros, archivos, bases de datos y sistemas de información diferentes, algunos de los cuales están controlados o gestionados por proveedores. En consecuencia, no podemos predecir en el momento de recopilar su información cuánto tiempo se conservará, ya que depende de muchos factores. A la hora de decidir durante cuánto tiempo conservaremos cada categoría de Información Personal que recopilamos, tenemos en cuenta muchos criterios, entre los que se incluyen: los fines comerciales para los que se recopiló la Información Personal; las leyes federales, estatales y locales de conservación de registros pertinentes; los períodos de prescripción aplicables a las reclamaciones para las que la información pueda ser relevante; y las obligaciones legales de conservación de pruebas.

Debido a que la ley prescribe períodos mínimos para la conservación de ciertos registros de empleados, algunos registros se conservarán al menos durante la duración de su empleo más un determinado número de años. La conservación se mide a menudo a partir de la ocurrencia de un hecho desencadenante, como el fin de su empleo o de su relación con nosotros, pero también podemos medir el período de conservación a partir de: (1) la fecha en que el registro o los datos se recopilaron, crearon o modificaron por última vez, (2) la fecha de la transacción concreta a la que pertenece el registro o los datos, o (3) otro hecho desencadenante que se determine razonable y apropiado en función de la naturaleza de los datos y de las necesidades legales/comerciales para su uso continuo.

Si los fines comerciales para recopilar la Información Personal, y las razones legales para retener la Información Personal, ambos han expirado, purgaremos la información de una manera segura.

Nosotros podemos recurrir a otras compañías y personas para que desempeñen determinadas funciones en nuestro nombre. Algunos ejemplos son la administración del correo electrónico y los servicios de nómina. Dichas partes solo tienen acceso a la Información Personal necesaria para el desempeño de estas funciones y no pueden utilizar ni almacenar la información para ningún otro fin.

En caso de que venda o transfiera una parte concreta de nuestros activos comerciales, la información de los empleados del sitio de trabajo puede ser uno de los activos comerciales transferidos como parte de la transacción. Si se adquieren sustancialmente todos nuestros activos, la información de los empleados puede transferirse como parte de la adquisición.

Nosotros podemos divulgar Información Personal específica y/o Información Personal Sensible basándonos en la creencia de buena fe de que dicha divulgación es necesaria para cumplir o ajustarse a la ley o que dicha divulgación sea necesaria para proteger a los empleados del sitio de trabajo o al público.

No vendemos ni compartimos conscientemente la Información Personal de los empleados del sitio de trabajo ni de ninguno de sus familiares, dependientes o beneficiarios menores de 16 años.

La protección de la información que recopilamos sobre los empleados del sitio de trabajo es de suma importancia para nosotros y tomamos todas las medidas razonables para garantizar dicha protección, entre las que se incluyen:

• Utilizamos herramientas y técnicas comercialmente razonables para protegernos contra el acceso no autorizado a nuestros sistemas.
• Restringimos el acceso a la información privada a aquellas personas que necesiten dicho acceso en el desempeño de sus funciones para nosotros.

Si reside en California, tiene los siguientes derechos en virtud de la CCPA:

1. Derecho a Saber. El derecho a solicitar, hasta 2 veces en un período de 12 meses, que le identifiquemos (1) las categorías de Información Personal que hemos recopilado, compartido o vendido sobre usted, (2) las categorías de fuentes de las que se recopiló la Información Personal, (3) el propósito comercial para el que utilizamos esta información, y (4) las categorías de terceros con los que divulgamos o hemos divulgado su Información Personal;
2. Derecho a Acceder. El derecho a solicitar, hasta 2 veces en un período de 12 meses, que le proporcionemos acceso o le divulguemos las piezas específicas de Información Personal que hemos recopilado sobre usted;
3. Derecho a Eliminar. El derecho a solicitar, hasta 2 veces en un período de 12 meses, que eliminemos la Información Personal que hayamos recopilado sobre usted, sujeto a ciertas excepciones;
4. Derecho a Corregir. El derecho a solicitar que corrijamos la Información Personal inexacta (en la medida en que exista tal inexactitud) que mantengamos sobre usted, y a garantizar que los datos corregidos permanezcan corregidos;
5. El derecho a designar a un agente autorizado para que presente una de las solicitudes anteriores en su nombre. Consulte a continuación cómo puede designar a un agente autorizado; y
6. El derecho a no sufrir represalias por ejercer cualquiera de los derechos anteriores.

Puede Presentar Cualquiera de los Tipos de Solicitudes Anteriores Mediante Cualquiera de las Opciones a Continuación:

1. Presentar una solicitud en línea en nuestro sitio web aquí.
2. Llamar a nuestra línea gratuita Access HR al 1-888-412-3361.

Cómo Verificaremos que Realmente es Usted quien Presenta la Solicitud:

Si es usted residente en California, cuando envíe una solicitud de Derecho a Saber, Derecho a Acceder, Derecho a Eliminar o Derecho a Corregir a través de uno de los métodos proporcionados anteriormente, le pediremos que nos proporcione cierta información para verificar su identidad y responder a su solicitud. Específicamente, le pediremos que verifique información que pueda ser utilizada para vincular su identidad con información particular en nuestro poder, la cual depende de la naturaleza de su relación e interacción con nosotros.

Respuesta a sus Solicitudes de Derecho a Saber, Derecho a Acceder, Derecho a Eliminar y Derecho a Corregir

Tras recibir una solicitud verificable de un residente de California, confirmaremos la recepción de la solicitud en un plazo máximo de 10 días laborables tras recibirla. Nos esforzamos por responder a una solicitud verificable en un plazo de cuarenta y cinco (45) días naturales a partir de su recepción. Si necesitamos más tiempo (hasta 45 días naturales adicionales, o 90 días naturales en total a partir de la fecha en que recibamos su solicitud), le informaremos por escrito del motivo y del período de prórroga. Le entregaremos nuestra respuesta por escrito por correo o electrónicamente, a su elección. La respuesta que le proporcionemos también explicará los motivos por los que no podemos atender su solicitud, si corresponde.

No cobramos ninguna tarifa por tramitar o responder a su solicitud verificable a menos que sea excesiva, repetitiva o manifiestamente infundada. Si determinamos que la solicitud justifica el cobro de alguna tarifa, le informaremos de por qué hemos tomado esa decisión y le proporcionaremos una estimación de los costos antes de completar su solicitud.

Para una solicitud de corrección de Información Personal inexacta, aceptaremos, revisaremos y tendremos en cuenta cualquier documentación que nos proporcione, y podremos exigirle que nos proporcione documentación para refutar nuestra propia documentación de que la Información Personal es exacta. Debe hacer un esfuerzo de buena fe para proporcionarnos toda la información necesaria en el momento en que realice la solicitud de corrección. Podemos negar una solicitud de corrección si tenemos la creencia de buena fe, razonable y documentada de que la solicitud de corrección es fraudulenta o abusiva. Si negamos su solicitud de corrección, le informaremos de nuestra decisión de no atender y le proporcionaremos una explicación de por qué no podemos atender a una solicitud, si corresponde.

Si Tiene un Agente Autorizado

Si es usted residente en California, puede autorizar a otra persona como agente autorizado para que presente una solicitud en su nombre. Para ello, deberá: (a) celebrar un poder notarial válido y verificable; o (b) proporcionar otra autorización escrita y firmada que podamos verificar posteriormente. Cuando recibamos una solicitud presentada en su nombre por un agente autorizado que no tenga un poder notarial, se le pedirá a esa persona que proporcione una prueba escrita de que tiene su permiso para actuar en su nombre. También nos pondremos en contacto con usted y le pediremos información para verificar su propia identidad directamente y no a través de su agente autorizado. Podemos negar una solicitud de un agente autorizado si éste no proporciona su permiso firmado demostrando que ha sido autorizado por usted para actuar en su nombre.

Al incorporarse como empleado del sitio de trabajo de un Empleador del Sitio de Trabajo que ha contratado a G&A Partners, usted acepta todos los términos y condiciones expresados en esta Política de Privacidad.

A medida que evolucionen nuestros servicios y percibamos la necesidad o conveniencia de utilizar la Información Personal recopilada de otras formas, podremos modificar periódicamente la presente Política de Privacidad. Le recomendamos que consulte con frecuencia el portal Employee WorkSight para conocer la Política de Privacidad vigente y los cambios que se hayan podido realizar en ella. Si realizamos cambios sustanciales en esta Política, publicaremos la Política revisada y la fecha de entrada en vigor revisada en el portal Employee WorkSight. Vuelva a consultar esta página periódicamente o póngase en contacto con nosotros en la dirección que figura al final de esta Política.

Esta Política está en un formato que es o será accesible para personas con discapacidades, previa solicitud.

Si tiene alguna pregunta sobre esta Política de Privacidad, póngase en contacto con nosotros en accesshr@gnapartners.com o llame al 1-888-412-3361.